Cómo trabajar mejor en una Lean Office

No se puede negar que los lugares de trabajo se están volviendo cada vez más esbeltos en los últimos años. Desde la reducción del espacio de oficina hasta el auge del trabajo remoto, parece que la tendencia hacia la simplificación de las operaciones continuará. Pero, ¿cómo nos afecta esto a nosotros como empleados? En este artículo, veremos algunas de las formas en que una lean office puede ayudarlo a trabajar mejor.

Comprender las causas de la productividad lenta

En una lean office, la productividad se puede mejorar si se comprenden las causas de la lentitud. Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a comenzar:

1. Da un paso atrás y evalúa tu flujo de trabajo. ¿Hay áreas en las que pasa más tiempo del necesario? ¿Hay algo que estés haciendo repetidamente que podría eliminarse o simplificarse? Una vez que tenga una mejor comprensión de su flujo de trabajo, puede comenzar a realizar cambios.
2. Delegar tareas cuando sea posible. Si hay ciertas tareas que no requieren su participación, busque a alguien en su oficina que pueda manejarlas. Esto liberará su tiempo para hacer un trabajo más importante.
3. Divida los proyectos en metas manejables. Cuando tiene objetivos más pequeños para trabajar, es más fácil mantenerse enfocado y lograr resultados. Esto es especialmente importante cuando se trabaja en proyectos que son territorio nuevo o desconocido para usted.
4. Establezca plazos y expectativas realistas para usted y sus compañeros de equipo. Es importante tener en cuenta tanto los horarios de los demás como las propias limitaciones para mantener un nivel óptimo de productividad.

Deshágase de procesos innecesarios

En una oficina lean, se eliminan los procesos que no agregan valor a la organización. Esto puede ser difícil, pero vale la pena si conduce a mejores resultados de trabajo y menos desperdicio. Aquí hay cuatro formas de trabajar mejor en una lean office:

1. Deshazte de las reuniones innecesarias. Las reuniones pueden ser útiles para compartir información y obtener consenso, pero también pueden consumir mucho tiempo y ser una carga. Si no hay necesidad de una reunión, encuentre una manera de comunicar la misma información a través de otros medios.
2. Deshazte del papeleo innecesario. El papeleo puede llevar mucho tiempo y dificultar la realización del trabajo. Si no hay necesidad de un documento o formulario, encuentre una manera de omitirlo o convertirlo a un formato electrónico.
3. Deshazte de los correos electrónicos innecesarios. Los correos electrónicos pueden ser útiles para la comunicación, pero también crean desorden y hacen perder el tiempo leyéndolos todos. Si no hay necesidad de un correo electrónico, encuentre una manera de hablar directamente con la persona o el grupo que necesita atención.
4. Deshágase de los aplazamientos innecesarios de las reuniones. Los aplazamientos de reuniones pueden agregar más tiempo al día y evitar que los empleados completen sus tareas. 

Fíjese metas audaces y cúmplalas

En una lean office, todos se esfuerzan constantemente por ser más eficientes y efectivos. Pero a veces puede ser difícil saber por dónde empezar. Aquí hay cinco consejos para trabajar mejor en una lean office:

1. Fíjese objetivos audaces y apéguese a ellos. Si desea ser más eficiente y efectivo, es importante tener objetivos claros en mente. Haz una lista de lo que quieres lograr y luego asegúrate de mantenerte enfocado en alcanzar esos objetivos.
2. Tómese el tiempo para aprender acerca de su entorno de trabajo. Si desea tener éxito en una lean office, debe comprender cómo funciona. Preste atención a los detalles del diseño de la oficina, las herramientas y la tecnología disponibles y la forma en que trabajan los empleados.
3. Sea proactivo cuando se trata de resolver problemas. No espere a que suceda algo malo: prepárese para abordar los problemas antes de que se conviertan en grandes problemas. Esto significa estar al tanto de los posibles problemas desde el principio y tomar las medidas adecuadas (como capacitar a los miembros de su equipo).
4. Organízate y mantén tu escritorio limpio. Un espacio de trabajo ordenado lo ayudará a mantenerse organizado y motivado, lo que facilitará el trabajo en una lean office.

Tome descansos y descanse cuando sea necesario

No hay duda de que trabajar en una oficina esbelta es increíblemente exigente. Para ser lo más productivo posible, es importante tomar descansos y descansar cuando sea necesario. Aquí hay cuatro consejos para trabajar mejor en una lean office:

1. Establecer límites. Asegúrese de saber cuándo puede continuar trabajando y cuándo necesita un descanso. Esto le ayudará a evitar el exceso de trabajo y mantener una productividad óptima.
2. Tome descansos regulares. Ya sean cinco minutos o una hora, tómese descansos regulares para relajarse y rejuvenecer. Esto te ayudará a mantenerte energizado y concentrado durante todo el día.
3. Aparta tiempo para ti. Asegúrese de tener tiempo para usted todos los días, ya sea dando un paseo al aire libre o pasando tiempo con familiares y amigos. Esto le ayudará a mantener la cordura mientras trabaja en un entorno de oficina eficiente.
4. Busque el consejo de sus superiores o compañeros de trabajo. Si tiene dificultades para trabajar en un entorno de oficina esbelto, pida consejo a sus superiores o hable con sus compañeros de trabajo sobre cómo administran su tiempo. Es posible que puedan ofrecer algunos consejos útiles que pueden ayudarlo a mantenerse productivo.

Utilice la tecnología para aumentar la eficiencia

El uso de la tecnología en el lugar de trabajo puede ayudar a aumentar la eficiencia, mejorar la comunicación y aumentar la productividad. Aquí hay cinco formas de aprovechar la tecnología en su oficina:

Use una computadora portátil o tableta para acceder a los archivos sobre la marcha. Esto es especialmente útil si tiene que trabajar desde diferentes ubicaciones o en diferentes dispositivos. Puede ahorrar tiempo al no tener que ir y venir entre diferentes archivos.

Use aplicaciones para realizar un seguimiento de los plazos importantes. Hay muchas aplicaciones que pueden ayudarlo a mantenerse al tanto de su agenda, como Rescue Time o RescueTime for Office. De esta manera, siempre sabrá cuándo se debe hacer algo y no tendrá que preocuparse de que se venza la fecha límite.

Crea un calendario con recordatorios. Esto te ayudará a mantenerte organizado y evitar olvidar citas o tareas importantes. También puede agregar notas a los elementos para que no tenga que recordar todo de memoria.

Use chatbots for customer service. These bots can be programmed to handle common customer inquiries in a more efficient manner. This can save time and prevent frustrating customers from reaching out multiple times.

Use voice recognition software for dictation. This can help you quickly record notes or make phone calls without having to type everything out.

Conclusion

En una oficina lean, a menudo es esencial poder trabajar de manera eficiente y eficaz. Si no está acostumbrado a trabajar en un entorno con pocas distracciones, o si tiene dificultades para mantenerse al día con el ritmo de la oficina, seguir estos consejos puede ayudarlo a adaptarse mejor y sacar más provecho de su jornada laboral. Recuerde: nadie es perfecto y siempre habrá espacio para mejorar, así que no se desanime por su desempeño actual; en su lugar, concéntrese en mejorar donde pueda y luche por la grandeza.